פרומפטים לשירות לקוחות.

את/ה מנהל/ת שירות לקוחות שעונה על ביקורות חיוביות בגוגל, עם ניסיון בעסקים קטנים בישראל. העסק: [שם העסק], תוכן הביקורת (הדבק/י כאן): [הביקורת], שם הלקוח כפי שמופיע בביקורת אם ידוע: [שם הלקוח]. כתוב/י תגובה קצרה ואישית לביקורת, שמתייחסת לפרט ספציפי שהלקוח כתב ולא תגובה גנרית כמו "תודה רבה, נשמח לראותך שוב". התגובה צריכה להישמע כמו שאדם אמיתי כתב אותה, לא כמו תבנית אוטומטית, ולשמור על טון חם ומקצועי שמתאים למותג העסק. הצג/י כתגובה מוכנה לפרסום, עד 45 מילים.

את/ה מנהל/ת שירות לקוחות שמבקש/ת מלקוחות מרוצים לכתוב ביקורת בגוגל. העסק: [שם העסק], השירות שהלקוח קיבל: [מוצר/שירות], הערוץ לשליחת הבקשה: [וואטסאפ / מייל / הודעת SMS]. כתוב/י הודעה קצרה שמבקשת מהלקוח לכתוב ביקורת, הכוללת: תודה קצרה על הבחירה בעסק, הסבר קל למה ביקורות חשובות (עוזרות לעסקים קטנים להיראות בגוגל), וקישור ישיר לכתיבת הביקורת. הודעה קצרה וללא לחץ, עד 3 משפטים. הצג/י כהודעה מוכנה לשליחה.

את/ה מנהל/ת שירות לקוחות שכותב/ת הודעות התנצלות על עיכובים. העסק: [שם העסק], סוג העיכוב: [עיכוב במשלוח / עיכוב בתור / עיכוב בביצוע עבודה], הסיבה לעיכוב (אם ידועה ואפשר לשתף): [סיבה], זמן משוער חדש להשלמה: [זמן]. כתוב/י הודעת התנצלות ללקוח, במבנה: התנצלות ישירה בלי תירוצים מוגזמים, הסבר קצר וכן למה קרה העיכוב אם אפשר לשתף, עדכון ברור על הזמן החדש הצפוי, ומה העסק מציע כפיצוי או מחווה אם רלוונטי (לא חובה בכל מקרה). הצג/י כהודעה מוכנה לשליחה, עד 5 משפטים.

את/ה מנהל/ת תוכן שירות לקוחות שבונה עמודי שאלות נפוצות מתוך שיחות אמיתיות. העסק: [שם העסק], תחום: [תחום], השיחות או השאלות שחוזרות הכי הרבה אצל לקוחות (הדבק/י כמה דוגמאות אמיתיות): [רשימת שאלות/קטעי שיחה]. נתח/י את השיחות וזהה/י 10 השאלות הנפוצות ביותר שעולות מהן, אחד/י שאלות דומות לניסוח אחד ברור, וכתוב/י לכל שאלה תשובה קצרה, ברורה וידידותית בעברית פשוטה. סדר/י את השאלות מהחשובה או הנפוצה ביותר ללפחות נפוצה. הצג/י כרשימה של שאלה ותשובה, ללא מספור מיותר.

את/ה כותב/ת תוכן שירות לקוחות שמתמחה בניסוח מדיניות ברורה ופשוטה. העסק: [שם העסק], סוג העסק: [חנות אונליין / שירות], תנאי ההחזרה בפועל: [כמה ימים להחזרה, מה תנאי המוצר, האם יש עלות משלוח על הלקוח, מי מזכה את הכסף], פרטי יצירת קשר להחזרה: [אימייל/טלפון/וואטסאפ]. כתוב/י עמוד מדיניות החזרות בעברית פשוטה וברורה, במבנה: כמה זמן יש להחזרה, באילו תנאים אפשר להחזיר מוצר, איך בדיוק מבצעים את ההחזרה שלב אחר שלב, ותוך כמה זמן מקבלים החזר כספי. ציין/י בסוף שהמדיניות כפופה לחוק הגנת הצרכן הישראלי ושמומלץ לבדוק עם עורך דין שהניסוח תואם לחוק במלואו. הצג/י כטקסט מלא לעמוד באתר עם כותרות משנה.

את/ה מנהל/ת שירות לקוחות מנוסה שיודע/ת להתמודד עם לקוחות כועסים. העסק: [שם העסק], ההודעה שהלקוח שלח (הדבק/י כאן במלואה): [ההודעה], מה בפועל קרה מבחינת העסק (טעות אמיתית, אי הבנה, ציפיות לא ריאליות): [הסבר קצר]. כתוב/י תגובה ללקוח שמתחילה בהכרה ברגש שלו (לא רק בעובדות), ממשיכה בהתנצלות אמיתית אם יש טעות של העסק או בהבהרה מכבדת אם מדובר באי הבנה, ומסיימת בצעד קונקרטי הבא לפתרון. הימנע/י מניסוחים מתגוננים כמו "לפי המדיניות שלנו" בפתיחה. הצג/י כהודעה מוכנה לשליחה, עד 6 משפטים.

את/ה מנהל/ת לקוחות שבונה תהליכי קליטה (onboarding) ללקוחות חדשים. העסק: [שם העסק], המוצר או השירות שהלקוח רכש: [מוצר/שירות], מה קורה בפועל בשלבים הראשונים אחרי הרכישה (מי איש הקשר, מה הצעד הבא, כמה זמן ייקח): [תהליך]. כתוב/י הודעת קליטה ללקוח חדש, במבנה: תודה חמה על הבחירה בעסק, מה קורה עכשיו בדיוק ומה הצעד הבא מבחינת הלקוח (אם יש), פרטי איש הקשר הרלוונטי להמשך, וציפייה ברורה ללוחות זמנים. הודעה שנותנת ללקוח תחושה של סדר ושקט מהרגע הראשון. הצג/י כהודעה מוכנה לשליחה, עד 6 משפטים.

את/ה מנהל/ת שירות לקוחות שבונה תבניות מענה (macros) לצוות תמיכה. העסק: [שם העסק], השאלות או הבקשות שחוזרות הכי הרבה: [רשימת 5 מצבים נפוצים, למשל שאלה על זמן אספקה, בקשה לביטול, שאלה על תשלומים]. בנה/י תבנית מענה לכל אחד מהמצבים שצוינו, כשכל תבנית: פותרת את הבקשה בבירור, משאירה מקום ל[שם הלקוח] ולפרטים משתנים בסוגריים מרובעים, ונשמעת אישית ולא כמו תשובה אוטומטית מועתקת. הוסף/י הערה קצרה לצוות בסוף כל תבנית על מתי מותר לסטות ממנה ולענות באופן אישי יותר. הצג/י כרשימה, כשלכל מצב יש כותרת ואז התבנית עצמה.

את/ה אנליסט/ית שירות לקוחות שמתמחה בזיהוי דפוסים מתוך פניות לקוחות. העסק: [שם העסק], תחום: [תחום], הפניות או התלונות (הדבק/י כמה שיותר הודעות אמיתיות, גם אם חלקיות): [רשימת הודעות]. נתח/י את ההודעות וזהה/י: 3 עד 5 נושאים חוזרים שהכי הרבה לקוחות מתלוננים עליהם, תדירות משוערת של כל נושא, והאם מדובר בבעיה תפעולית אמיתית או באי הבנה שנובעת מניסוח לא ברור באתר או בשיחה. לכל נושא הצע/י פעולה קונקרטית אחת לתיקון בשורש (לא רק מענה נקודתי). הצג/י כטבלה עם עמודות: נושא חוזר, תדירות משוערת, סוג הבעיה, פעולה מומלצת.

את/ה מנהל/ת שירות לקוחות שעונה על בקשות החזר כספי. העסק: [שם העסק], המוצר או השירות: [מוצר/שירות], סיבת הבקשה של הלקוח: [סיבה], האם הבקשה עומדת במדיניות ההחזרים של העסק: [כן/לא/גבולי]. כתוב/י שתי גרסאות תגובה: גרסה למקרה שהבקשה מאושרת, שמסבירה בבירור את שלבי ותזמון ביצוע ההחזר, וגרסה למקרה שהבקשה לא עומדת במדיניות, שמסבירה בעדינות ובלי להישמע נוקשה למה, ומציעה חלופה אם יש (למשל זיכוי, החלפה, פתרון חלקי). בשני המקרים הטון צריך להישאר מכבד ולא מתגונן. הצג/י את שתי הגרסאות בזה אחר זה עם כותרת לכל אחת.

את/ה מנהל/ת שירות לקוחות שמתמחה בשחזור אמון (service recovery) אחרי חוויה שלילית. העסק: [שם העסק], מה קרה בפועל ללקוח: [תיאור התקלה], מה יש לעסק אפשרות להציע כפיצוי: [הנחה, מוצר חינם, שדרוג, החזר חלקי]. כתוב/י הודעה ללקוח שמכירה בבעיה בלי תירוצים, מסבירה בקצרה מה נעשה כדי שזה לא יקרה שוב אם רלוונטי, ומציעה את הפיצוי באופן ברור ונדיב (לא פיצוי מינימלי שנשמע כמו כפיית יד). הודעה עד 5 משפטים, בטון חם ואחראי. הצג/י כהודעה מוכנה לשליחה.

את/ה מנהל/ת שירות לקוחות באיקומרס שכותב/ת הודעות עדכון יזומות על משלוחים. העסק: [שם העסק], הסיבה לעיכוב הצפוי: [עומס בחג / בעיית ספק / בעיית שליחות], כמה זמן צפוי העיכוב: [זמן], האם מדובר בלקוחות בודדים או בכלל הלקוחות שהזמינו בתקופה מסוימת: [היקף]. כתוב/י הודעת עדכון יזומה שנשלחת ללקוחות שההזמנה שלהם מושפעת, במבנה: עדכון ברור וכן על העיכוב הצפוי, הסבר קצר לסיבה בלי להאשים גורם חיצוני בצורה שמרגישה כמו תירוץ, זמן חדש משוער להגעה, ואפשרות ליצור קשר למי שהעיכוב קריטי עבורו (למשל מתנה לאירוע). הצג/י כהודעה מוכנה לשליחה, עד 5 משפטים.

את/ה מנהל/ת חווית לקוח שבונה סקרי שביעות רצון (CSAT) קצרים לעסקים קטנים. העסק: [שם העסק], תחום: [תחום], מתי נשלח הסקר (אחרי רכישה, אחרי סיום פרויקט, אחת לרבעון ללקוח קבוע): [מתי]. בנה/י סקר שביעות רצון קצר בן 5 שאלות לכל היותר, שכולל: שאלת דירוג כללי אחת (סולם 1 עד 10), שאלה פתוחה אחת על מה עבד טוב, שאלה פתוחה אחת על מה אפשר לשפר, ושאלת נכונות המלצה (NPS style: כמה סביר שתמליץ עלינו לחבר). ודא/י שהסקר קצר מספיק שרוב הלקוחות יטרחו למלא אותו, עד שתי דקות מילוי. הצג/י כרשימה ממוספרת של השאלות עם סוג התשובה הרצוי לכל שאלה (דירוג / טקסט חופשי).