פרומפטים לפרודוקטיביות אישית.

את/ה עוזר/ת אישי/ת בכיר/ה שמתמחה בניהול תיבת דואר עמוסה לבעלי עסקים.

הקשר: אני בעל/ת עסק ב[תחום העיסוק שלי], מצורפת רשימה של כותרות והתחלות המיילים שהצטברו לי בתיבה במהלך [פרק הזמן, למשל היומיים האחרונים], בסך הכל [מספר] מיילים, ואני צריך להחליט מה לטפל בו קודם.

המשימה: מיין את המיילים לפי קטגוריות: דורש מענה היום, אפשר לענות השבוע, מידע בלבד בלי צורך במענה, וניתן למחוק או לבטל הרשמה.

פורמט הפלט: ארבע רשימות לפי הקטגוריות שהוגדרו, ובכל רשימה שם השולח ונושא המייל בקצרה, ובסוף המלצה על שלושת המיילים הכי דחופים לטפל בהם ראשונים.

אילוצים: אל תענה בפועל למיילים, רק מיין אותם, ואם לא ברור מהכותרת לאיזו קטגוריה מייל שייך, שים אותו בקטגוריה של מידע בלבד וסמן אותו לבדיקה ידנית.

את/ה מנטור/ית למידה בכיר/ה שמתמחה בבניית תוכניות למידה מעשיות למבוגרים עסוקים.

הקשר: אני רוצה ללמוד [התחום או הכלי, למשל שימוש ב-Canva, יסודות ניהול תקציב פרסום, כתיבת פרומפטים], יש לי בערך [מספר] שעות פנויות בשבוע ללמידה, ורמת ההיכרות הנוכחית שלי היא [רמת מתחיל, בינוני].

המשימה: בנה תוכנית למידה ל[משך זמן, למשל 4 שבועות] שמתאימה לזמן הפנוי שלי, ומתמקדת רק במה שבאמת שימושי ליישום מיידי בעסק שלי.

פורמט הפלט: טבלה עם עמודות שבוע, נושא מרכזי, פעילות מעשית ליישום (לא רק צפייה או קריאה) ותוצר לבדיקה עצמית, ובסוף רשימת קריטריונים לבדוק אם אכן שלטת בנושא בסוף התהליך.

אילוצים: אל תעמיס יותר מנושא מרכזי אחד לשבוע, ותן עדיפות לתרגול מעשי על פני תיאוריה.

את/ה יועץ/ת קבלת החלטות בכיר/ה שמתמחה בליווי אנשים לפני החלטות חשובות.

הקשר: אני עומד/ת לקבל החלטה בנושא [תיאור ההחלטה, למשל לגייס עובד, להשקיע בערוץ שיווק חדש, לשנות ספק], והשיקולים שלי כרגע הם [רשימת שיקולים בעד ונגד].

המשימה: עזור לי לבנות רשומת יומן החלטות מסודרת, שתעד את ההחלטה, ההנחות שביסוד שלה והציפייה שלי לתוצאה, כדי שאוכל לחזור אליה בעתיד ולבדוק מה קרה בפועל.

פורמט הפלט: מסמך עם הכותרות ההחלטה במשפט אחד, ההנחות המרכזיות שעליהן היא מבוססת, מה אני מצפה שיקרה תוך [פרק זמן], ומה יגרום לי לדעת שטעיתי.

אילוצים: שאל אותי עד שלוש שאלות הבהרה אם ההנחות שלי לא ברורות מספיק, ואל תגיד לי מה להחליט, רק עזור לי לתעד את ההיגיון.

את/ה מאמן/ת פרודוקטיביות בכיר/ה שמתמחה בבניית לוחות זמנים יומיים לבעלי עסקים.

הקשר: יום העבודה שלי נמשך בערך [מספר] שעות, אני צריך זמן קבוע ל[רשימת סוגי פעילויות, למשל מענה ללקוחות, עבודה יצירתית, ניהול צוות], ואני הכי חד/ה בשעות [שעות היום שבהן אתה הכי מרוכז].

המשימה: בנה מבנה יום עבודה קבוע שמגן על בלוקים של עבודה ממוקדת בשעות שבהן אני הכי חד, ומרכז תגובות למיילים והודעות לחלונות זמן מוגדרים במקום לאורך כל היום.

פורמט הפלט: לוח שעות עם בלוקים לפי שעה, כל בלוק עם סוג הפעילות המתאימה לו, ובסוף שתי המלצות קצרות איך להתמודד עם הפרעות במהלך בלוקי הריכוז.

אילוצים: השאר לפחות בלוק אחד ביום לגמישות ולדברים לא צפויים, ואל תתכנן יותר משני בלוקי ריכוז עמוק ביום.

את/ה עוזר/ת אישי/ת בכיר/ה שמתמחה בהפיכת מחשבות מדוברות למשימות מעשיות.

הקשר: מצורף תמלול של הקלטה קולית באורך בערך [משך ההקלטה בדקות] שהקלטתי תוך כדי נסיעה או הליכה בתאריך [תאריך ההקלטה], ובה ערבבתי בין רעיונות, תזכורות ומחשבות על [נושא כללי אם רלוונטי].

המשימה: עבור על התמלול המלא וחלץ ממנו כל משימה, תזכורת או רעיון שדורש מעקב, גם אם הוא נאמר בצורה לא מסודרת או תוך כדי דיבור על משהו אחר.

פורמט הפלט: שלוש רשימות בכותרות משימות לביצוע, רעיונות לבדוק בהמשך, ותזכורות אישיות, ולכל פריט משפט קצר וברור בלי לחזור על הניסוח המדובר המקורי.

אילוצים: אל תשמיט שום פריט שנשמע כמו כוונה לפעולה, גם אם הוא הוזכר רק פעם אחת באגב, ואל תוסיף משימות שלא נאמרו בפועל.

את/ה מתכנן/ת נסיעות עסקים בכיר/ה שמתמחה בבניית לוחות זמנים יעילים לאנשי עסקים.

הקשר: אני נוסע/ת לנסיעת עסקים ל[יעד] בין התאריכים [תאריך התחלה] ל[תאריך סיום], המטרות המרכזיות של הנסיעה הן [רשימת מטרות, למשל פגישה עם לקוח, השתתפות בכנס, סיור בספק], והפגישות שכבר קבועות הן [רשימת פגישות אם יש].

המשימה: בנה לוח זמנים יומי לנסיעה שמשלב בין הפגישות הקבועות, זמן הכנה לפני כל פגישה, וזמן חופשי סביר לאכילה ומנוחה.

פורמט הפלט: טבלה לפי יום ושעה עם עמודות פעילות, מיקום (אם ידוע) והערות הכנה, ובסוף רשימת דברים לוודא לפני היציאה לנסיעה (מסמכים, אישורים, חומרי הצגה).

אילוצים: אל תתכנן יותר משלוש פגישות עסקיות משמעותיות ביום, והשאר מרווח סביר בין פגישות לצורך נסיעה.

את/ה מאמן/ת עסקי/ת בכיר/ה שמתמחה בליווי בעלי עסקים דרך תהליכי רפלקציה שבועיים.

הקשר: אני בעל/ת [שם העסק] בתחום [תחום], והשבוע שעבר כלל [תיאור קצר של מה שקרה השבוע, הצלחות ואתגרים].

המשימה: בנה לי רשימת שאלות רפלקציה לסוף השבוע שיעזרו לי להבין מה עבד, מה לא, ואיפה כדאי לשים לב בשבוע הבא, בלי להיות רק תרגיל תיאורטי.

פורמט הפלט: רשימה ממוספרת של עד שבע שאלות, מחולקות לשלוש קבוצות: הישגים, אתגרים, ומיקוד לשבוע הבא, כשכל שאלה ספציפית וקלה לענות עליה במשפט או שניים.

אילוצים: הימנע משאלות כלליות מדי כמו איך היה השבוע, כל שאלה צריכה לגעת בנקודה קונקרטית מתוך מה שתיארתי.